home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / mb208 / starbook.man < prev   
Text File  |  1990-10-13  |  48KB  |  1,387 lines
  1.                             ALLSOFT COMPUTER PRODUCTS
  2.  
  3.      STARBOOKS USER MANUAL
  4.  
  5.      Page 1
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.                            U s e r ' s   M a n u a l
  23.  
  24.                                S T A R B O O K S
  25.  
  26.                                     Ver 2.08
  27.  
  28.  
  29.                                (c) 1988,1989,1990
  30.  
  31.                            Allsoft Computer Products
  32.  
  33.                              Monmouth Junction, NJ
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.                             ALLSOFT COMPUTER PRODUCTS
  68.  
  69.      STARBOOKS USER MANUAL
  70.  
  71.      Page 2
  72.  
  73.  
  74.  
  75.  
  76.  
  77.                         This version is derived from the
  78.                              many registered users.
  79.                              A very special thanks
  80.                           for their continued support
  81.  
  82.                         Special Thanks to Ted McClellan
  83.                       for his suggestions and debugging..
  84.  
  85.                              Brian Albright
  86.  
  87.  
  88.  
  89.  
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.  
  99.  
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.                             ALLSOFT COMPUTER PRODUCTS
  134.  
  135.      STARBOOKS USER MANUAL
  136.  
  137.      Page 3
  138.  
  139.  
  140.                                TABLE OF CONTENTS
  141.  
  142.  
  143.          INTRODUCTION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
  144.  
  145.          INSTALLATION. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
  146.  
  147.          HOW TO RUN THE PROGRAM/INSTALLATION . . . . . . . 6
  148.  
  149.          UP AND RUNNING. . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
  150.  
  151.          MAIN MENU . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
  152.  
  153.          INVENTORY CONTROL . . . . . . . . . . . . . . . . 7
  154.  
  155.          VENDOR INFORMATION. . . . . . . . . . . . . . . . 7
  156.  
  157.          ADDING A PART . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
  158.  
  159.          INVENTORY CARD. . . . . . . . . . . . . , . . . .10
  160.  
  161.          CREATE PURCHASE ORDERS. . . . . . . . . . . . . .11
  162.  
  163.          VIEW OUTSTANDING PURCHASE ORDERS. . . . . . . . .11
  164.  
  165.          RECEIVE PARTS . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
  166.  
  167.          INVENTORY ADJUSTMENTS . . . . . . . . . . . . . .13
  168.  
  169.          CATALOG PRINTING. . . . . . . . . . . . . . . . .13
  170.  
  171.          PRINTING OPTIONS. . . . . . . . . . . . . . . . .13
  172.  
  173.          ZERO YEAR TO DATE INFORMATION . . . . . . . . . .14
  174.  
  175.          SALES ORDER . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
  176.  
  177.          ACCOUNTS RECEIVABLE . . . . . . . . . . . . . . .16
  178.  
  179.          REVIEW CUSTOMER FILES . . . . . . . . . . . . . .16
  180.  
  181.          LIST CUSTOMER ACCOUNTS. . . . . . . . . . . . . .17
  182.  
  183.          STATEMENTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
  184.  
  185.          REVIEW INVOICES . . . . . . . . . . . . . . . . .17
  186.  
  187.          POSTING PAYMENTS. . . . . . . . . . . . . . . . .17
  188.  
  189.          REVIEW OUTSTANDING SALES ORDERS . . . . . . . . .18
  190.  
  191.          QUESTIONS AND ANSWERS/REGISTRATION. . . . . . . .19
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.                             ALLSOFT COMPUTER PRODUCTS
  200.  
  201.      STARBOOKS USER MANUAL
  202.  
  203.      Page 4
  204.  
  205.  
  206.                                   INTRODUCTION
  207.  
  208.      GENERAL DESCRIPTION
  209.  
  210.      This program will provide a small business will the tools
  211.      necessary to keep track of a parts inventory and accounts
  212.      receivable.  We have done away with general ledger accounting
  213.      practices in order to keep this package as simple as possible.
  214.  
  215.      DISCLAIMER
  216.  
  217.      This software package is protected under law.  You may freely
  218.      distribute this diskette to computers that may find this program
  219.      useful.  All uses of this diskette are limited to evaluation
  220.      purposes only.  Only registered users may use this program after
  221.      evaluation for their own purposes.  Site Licenses are available
  222.      from Allsoft Computer Products
  223.  
  224.      We have attempted to create this program to be as easy to operate
  225.      and error free as possible.  Unfortunately, all situations and
  226.      environments cannot be recreated in development.  We will not be
  227.      held responsible for any financial losses due to a program flaw.
  228.      Although only the program itself is guaranteed, we will make
  229.      every possible effort to repair any unforeseen data
  230.      discrepancies.
  231.  
  232.      The way technology keeps advancing and the number of people now
  233.      using personal computers, we have decided to eliminate such
  234.      things from this manual as how to make a backup, formatting a
  235.      disk, etc.  You should refer to you DOS manual for many of these
  236.      questions, but do feel free to contact us with your questions
  237.      that arise at any time.
  238.  
  239.  
  240.  
  241.                                   INSTALLATION
  242.  
  243.      The first thing you should be aware of is that you need to have
  244.      adequate storage space for your data files.  Using the formula
  245.      given below, you will compute the approximate number of kilobytes
  246.      you will need for data storage:
  247.  
  248.      ((number of parts) X 140)/1024=Kbytes for inventory
  249.  
  250.      ((number of Accounts receivable) X 180)/1024=Kbytes for A/R files
  251.  
  252.      The current version of STARBOOKS will only support up to 2000
  253.      accounts and parts for inventory.
  254.  
  255.      Now these are only estimations!  STARBOOKS will hold your
  256.      invoices for you until they are paid, need maintenance files,
  257.      etc. so make your estimate a strong one.  A 20 megabyte hard
  258.      drive is strongly recommended.
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.                             ALLSOFT COMPUTER PRODUCTS
  266.  
  267.      STARBOOKS USER MANUAL
  268.  
  269.      Page 5
  270.  
  271.  
  272.      We have included an automatic set-up operation for you.  Here's
  273.      what to do.
  274.  
  275.      When asked to place a blank disk in a drive please make sure that
  276.      it is formatted and the system is placed on it.  Place the blank,
  277.      formatted disk in the default disk drive. Usually A:.  Now type
  278.      the disk drive name that you have the MASTER diskette in,
  279.      followed by a "-", then the disk drive you wish to install
  280.      STARBOOKS on.  Typing A-C <RETURN> will install the program files
  281.      on drive C: from drive A:. (MASTER-DESTINATION)  If you wish to
  282.      use drive A: for the program place the blank, formatted disk in
  283.      A: and the MASTER disk in drive B: type B: <RETURN> then type B-A
  284.      <RETURN>.  These batch files will do the work for you.  Keep the
  285.      MASTER disk and store it safely in case something happens to your
  286.      work disk.
  287.  
  288.      The program will now reside in the subdirectory \STARBOOK\ in the
  289.      default drive (or the drive you selected to run STARBOOKS from).
  290.  
  291.      Make sure that your CONFIG.SYS file shows that files=15 or more.
  292.  
  293.      The CONFIG.SYS file will set up your operating systems so the
  294.      programs that run on it will work properly.  STARBOOKS requires
  295.      that at least 15 files be open.
  296.  
  297.  
  298.  
  299.  
  300.  
  301.  
  302.  
  303.  
  304.  
  305.  
  306.  
  307.  
  308.  
  309.  
  310.  
  311.  
  312.  
  313.  
  314.  
  315.  
  316.  
  317.  
  318.  
  319.  
  320.  
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.                             ALLSOFT COMPUTER PRODUCTS
  332.  
  333.      STARBOOKS USER MANUAL
  334.  
  335.      Page 6
  336.  
  337.  
  338.  
  339.                              HOW TO RUN THE PROGRAM
  340.  
  341.      CD STARBOOK <RETURN> (this changes the directory)
  342.  
  343.      SB  <RETURN> will start program execution in this directory.
  344.  
  345.      If this is the first time you have run STARBOOKS, you will be
  346.      asked to Install the program.  You must press the "Y" key to
  347.      ENTER the answers to the following questions:
  348.  
  349.      COMPANY NAME                 -The name of your company
  350.      COMPANY ADDRESS              -Address
  351.      COMPANY CITY, STATE, ZIP     -Example: Dallas,  TX 75243
  352.      PHONE NUMBER                 -Example: (817) 540-2059
  353.      DATA DRIVE AND PATH          -Example: C:\STARBOOK\DATA\
  354.      TERMS FOR PAYMENT            -Example: Net 30
  355.      CODE TO ACTIVATE CONDENSED ON-Usually 15 (check your
  356.      CODE TO CANCEL CONDENSED MODE-Usually 18  printer manual)
  357.      TAX RATE                     -Set to 0 for wholesale operation
  358.  
  359.      One very important question will be where you want your data
  360.      files to be located.  Enter the letter of the drive (followed by
  361.      semi colon and a backslash) and the subdirectory path if
  362.      necessary.  If you use a subdirectory besides STARBOOK then make
  363.      sure you have created it before running the program using the MD
  364.      command at the DOS prompt.  To reinstall, type:  SB